Møteledelse

Det er tre hovedtyper av møteledelse som jeg arbeider med. I tillegg er det mange kombinasjoner og varianter. Hensikten med disse tre typer kurs er å få økt bevissthet rundt hensikten med møtene, og redusere tidsbruken under møter. Over tid kan en god møtestruktur bli fast, kjedelig og lite effektiv. Hvordan "sprite opp" møter? Hvordan lage kreative møter?

 

Tips: Hva med å ha et møte pr måned hvor ingen vet hvem som skal skrive referat før etter at møtet er over? Det øker fokus og alle må følge godt med.

 

Tips 2: Hva med å bruke suksesshistoriekonseptet? (les Ona Fyr av Ingebrigt Steen Jensen)

 

Tips 3: La alle møter slutte 10 minutter på hel time, så sparer vi oss for mye stress da mange nye møter og nye arbeidsoppgaver begynner hver hele og halve time.

 

Tips 4: Bruke ulike metoder som snap-shot teknikk, rakettmodellen eller 4-trinnsmodellen fra adferdsteorien.

 

Mine tre ulike møteformer er:

1.    Avdelingsmøter/teammøter

2.    Telefonmøter

3.    Videomøter/tv-møter

 

Avdelingsmøtet

I mange bedrifter har vi alt for mange møter, og det er for mange som deltar. Til slutt blir det en form for beslutningsvegring. Andre ganger har vi møter fordi vi alltid har hatt slike møter (tavlemøter og «mandagsmøter»). Uten at vi merker det så har vi møter som er lite effektive og tar mye tid.

 

En agenda for effektive møter kan se slik ut:

·         Møtet som arbeidsform, styrker og utfordringer

·         Møtets innhold, målsetning og ramme

·         De tre agendapunktene

o   Informasjon

o   Diskusjon

o   Beslutning

·         Møtedeltakernes ansvar

·         Møteleders ansvar og kan man bruke fasilitator eller fordele oppgavene annerledes?

·         Hvordan takle «møteplagere»

·         Småteknikker som snapshot-teknikk, rakettmodellen, 4-trinnsmodellen, bryt-isen-par og andre tips og metoder

·         Strategier for å lede møtet i riktig retning

·         Tips og råd for forberedelse av møte, gjennomføring av møte og etterarbeide av møtet

·         Utarbeidelse av agenda

·         Engasjement i møter

·         Kreative møter

·         Evaluering av møtet (inkludert ulike skjemaer)

 

Telefonmøter

Dette er den mest utfordrende møtetypen som jeg arbeider med. Det er mange grunner til at telefonmøter blir lite effektive, og her er noen grunner:

 

Medlemmer av telefonmøtet som mister forbindelse uten at møteleder registrerer det, medlemmer som arbeider med andre oppgaver under møtet som for eksempel å skrive mail, medlemmer som blir forstyrret uten å si ifra, «skinn-aksept» på beslutninger, medlemmer som ikke kommer til i samtaler, medlemmer som tar for stor plass, dårlig kvalitet på agenda, dårlig tidsstyring og for dårlige referat og gjennomføring av hensikten med telefonmøtet.

 

Opplæringen her blir

·         å sørge for godt eierskap

·         å utarbeide struktur for forberedelser og etterabeid

·         å trene alle i å komme til orde

·         å lage gode agendaer tilpasset telefonmøter

·         å unngå skinn-aksept

·         å øke engasjement i telefonmøte fra alle medlemmer

·         Presentasjonsteknikk og gjennomslagsteknikker for telefonmøter

 

Videomøter

Mange bedrifter ønsker å begrense utgifter til reisevirksomhet, både til internmøter og kundemøter. Hvordan effekten av disse besparelsene blir tror jeg er veldig varierende. Her er noen av de punktene som må trenes på:

·         Presentasjonsteknikk tilpasset videomøter

·         Avbrytelsesteknikker

·         Akseptteknikker

·         Agenda og gjennomføring av videomøter. Alle punkt er enten informasjon, diskusjon eller beslutning

·         Speiling av adferdsstil

·         Diskusjoner og samtalestyring

·         Tidsstyring

·         Evaluering av møtet